Arşiv dolabı, devlet dairelerinden hastanelere, kütüphanelerden fabrikalara kadar pek çok alanda kullanılmaktadır. Dolayısıyla kullanım alanı oldukça geniş olan arşiv dolabının, seçimi oldukça önemlidir. Arşive ilişkin diğer ekipmanlar ve arşiv dolabı seçerken göz önüne alınması gereken bir çok faktör bulunmaktadır. Kişiler, farklı özelliklerdeki bir çok arşiv dolabı arasından kullanacakları alana en uygun tercihi yapmalıdır. Günümüzde çeşitli kullanım amaçlarına ilişkin olarak geleneksel endüstriyel, hareketli ya da çekmeceli bulmak mümkündür. Büyük boyutlu ve hacimli ürünler için en uygun ve kullanışlı arşiv dolabı, standart endüstriyel dolaplarıdır. Ancak daha iyi bir koruma seçeneği için çekmeceli arşiv ve saklama dolaplarının tercih edilmesi de mümkündür. Bu nitelikteki dolap, ergonomik açıdan ve güvenlik anlamında daha kullanışlıdır. Çekmeceli arşiv dolapları, envanter yönetimini kolaylaştırmasının yanında estetik anlamda görünüm itibariyle de çok daha caziptir.
Arşiv Dolabı Seçiminde Dikkat Edilmesi Gerekenler
Her dolap, aynı özelliklerde üretilmemektedir. Bundan dolayı arşivlenecek olan malzemenin niteliğine göre arşiv dolabının özellikleri göz önünde bulundurulmalıdır. Örnek vermek gerekirse, dosya arşivi yapılmak üzere seçilecek olan dolap ile endüstriyel malzeme bulundurmak üzere seçilecek olan arşiv dolabı farklı olmalıdır. Dolap tercihinde, bulundurulacak ürünlere doğrudan ve rahatça erişim imkanı da önemlidir. Bundan ötürü, arşiv edilecek ürünlerinin niteliğine uygun dolap seçilmesi gerekmektedir. Şöyle ki, arşivlenecek olan ürünün gizli kalması ve kilitlenmesi gerekiyor ise, kapalı ve doğrudan erişimi güç-kilitlenebilir özellikli bir dolap seçilmelidir. Ancak arşiv dolabında bulundurulacak ürünün sıklıkla tekrar alınıp konulması söz konusuyla, doğrudan ve rahatça erişilebilir nitelikteki bir arşiv dolabının tercih edilmesi gerekmektedir.
Tercih imkanı olan bir diğer dolap türü hareketli – raylı arşiv dolaplarıdır. Günümüzde hareketli arşiv dolapları, raylı sistemler vasıtasıyla hareket ettirilebilir nitelikte olmasından dolayı oldukça yaygın olarak tercih edilmektedir. Hareketli arşiv dolaplarının belirli bir yerde sabitlenme ve durma zorunluluğu bulunmamaktadır. Kişiler, diledikleri gibi raylı sistem sayesinde arşiv dolabını farklı bir yere taşıyabilmektedir.
